Máte pocit, že vo vašej firme všetci robia všetko, ale nikto nenesie skutočnú zodpovednosť? Ak sa vás zamestnanci pýtajú na každú drobnosť a vy ste „úzkym hrdlom“ všetkých rozhodnutí, problém nie je v ľuďoch. Problém je v chýbajúcej alebo nefunkčnej organizačnej štruktúre.
V tomto článku si rozoberieme, ako postaviť firmu, ktorá funguje ako dobre namazaný stroj – aj bez vašej neustálej prítomnosti.
Čo je to organizačná štruktúra?
Zjednodušene povedané, je to mapa vašej firmy. Definuje, kto je za čo zodpovedný, kto komu reportuje a ako pretekajú informácie a príkazy zhora nadol (a spätná väzba zdola nahor). Bez nej je firma len skupinou ľudí, ktorí sa snažia prežiť deň. So štruktúrou je to organizovaný tím kráčajúci k cieľu.
Kto ju vytvára?
V malých a stredných firmách je to výhradne úloha majiteľa alebo top manažmentu. Nie je to administratívna úloha pre asistentku. Je to strategické rozhodnutie o tom, ako bude váš biznis generovať zisk. V Bloti často pomáhame majiteľom pozrieť sa na ich firmu zvonku a túto štruktúru správne nadizajnovať.
Kedy je čas na jej tvorbu alebo revíziu?
Ideálne je mať ju od prvého dňa, ale kritická sa stáva v týchto momentoch:
- Firma rastie: Máte viac ako 8 – 15 zamestnancov a prestávate mať prehľad.
- Chaos v kompetenciách: Dvaja ľudia robia tú istú prácu alebo jedna úloha „prepadla sitom“, lebo si každý myslel, že ju robí ten druhý.
- Majiteľ je vyhorený: Ak riešite operatívu 12 hodín denne, vaša štruktúra je zle nastavená.
Ako sa to robí? (Postup v 4 krokoch)
- Analýza funkcií: Spíšte si všetky činnosti, ktoré sa vo firme dejú (obchod, výroba, fakturácia, upratovanie).
- Priradenie zodpovednosti: Ku každej funkcii priraďte jedno meno. Pozor: Jeden človek môže mať viac funkcií, ale jedna funkcia nesmie mať dvoch zodpovedných šéfov.
- Definovanie toku informácií: Určite, kto komu podlieha. Vytvorte prehľadný organigram (pavúka).
- Komunikácia tímu: Štruktúra nesmie skončiť v zásuvke. Každý zamestnanec musí presne vedieť, kde je jeho miesto a za čo je platený.
Kritické miesta: Kde štruktúra najčastejšie zlyháva?
Aj ten najlepší organigram na papieri je zbytočný, ak narazí na realitu „starých zvykov“. Toto sú najčastejšie chyby:
- Obchádzanie línií: Ak majiteľ zadá úlohu priamo radovému zamestnancovi a obíde jeho vedúceho, podkopáva autoritu šéfa a vytvára v štruktúre chaos.
- Zodpovednosť bez právomocí: Ak niekomu dáte zodpovednosť za výsledok, ale nedáte mu právomoc rozhodovať o zdrojoch, človek rýchlo rezignuje.
- Nedodržiavanie komunikačných kanálov: Informácie sa strácajú v neoficiálnych debatách v kuchynke namiesto toho, aby tiekli definovanými kanálmi (porady, reporty).
- Nejasné kompetencie: „Však sa nejak dohodnite“ je veta, ktorá zabíja produktivitu a plodí konflikty.
Potrebujete upratať vo svojej firme?
Dobra organizačná štruktúra vám vráti slobodu a vašim ľuďom istotu. Ak cítite, že vo vašej firme vládne „organizovaný chaos“ a potrebujete odborný pohľad na nastavenie procesov a kompetencií, som tu pre vás.
Ako partner pre rozvoj vám pomôžeme nielen nakresliť správnu štruktúru, ale hlavne ju uviesť do života tak, aby ju vaši ľudia prijali a dodržiavali.